Coordonnateur(trice), soutien exécutif et RH -Support exécutif | Administration RH |
Soutien comptable et opérationnel

Type: Permanent, temps plein

Supérieur immédiat: Vice-présidente, Opérations et administration

Lieu: Mode hybride — 4 jours à notre bureau de Westmount, près du métro Vendôme, et 1 journée en télétravail

 

Célébrant plus de 10 années de succès à transformer les soins aux patients, CandorVision (une division de CandorPharm Inc.) est à l’avant-garde du traitement de la sécheresse oculaire au Canada et s’est bâti une solide réputation auprès des patients comme des professionnels de la santé. Nous sommes une entreprise canadienne détenue et exploitée au Canada, qui se consacre à aider les professionnels de la santé à offrir des soins exceptionnels à leurs patients. 

 

Nous sommes actuellement à la recherche d’un(e) Coordonnateur(trice), soutien exécutif et RH pour se joindre à notre équipe dynamique. Il s’agit d’un rôle important qui contribue à assurer le bon déroulement des principales activités liées au soutien exécutif, aux RH, à la paie, à la comptabilité et à l’administration. 

 

Il s’agit d’un poste de grande confiance, destiné à une personne qui combine un excellent sens de l’organisation, un bon jugement et une forte intelligence émotionnelle. Nous recherchons quelqu’un qui aime naturellement soutenir les autres, qui est à l’aise avec des renseignements confidentiels et qui sait interagir avec les gens avec tact, professionnalisme et considération. 

 

Vous avez l’œil pour repérer ce qui mérite attention, prenez l’initiative de faire les suivis nécessaires, posez les bonnes questions et n’hésitez pas à donner un coup de main. lorsque nécessaire. 

 

Ce que vous ferez:

Soutien exécutif

• Soutenir la VP et l’équipe de direction dans l’organisation quotidienne, les réunions, les suivis, la documentation et les projets spéciaux.

• Aider à garder une vue d’ensemble des priorités, échéances, actions à réaliser et engagements en cours.

• Soutenir la VP dans la coordination de projets interfonctionnels et des communications entre les équipes, afin de favoriser l’alignement des parties prenantes et le suivi des livrables.

• Préparer et maintenir les contrats, ententes, documents corporatifs et dossiers confidentiels.

• Veiller à ce que les renseignements administratifs clés soient bien documentés et tenus à jour.

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Administration RH et paie

• Coordonner les dossiers employés, l’intégration et le départ des employés, les contrats, les avantages sociaux, les présences, les vacances et les autres activités administratives RH.

• Coordonner, vérifier et traiter les renseignements liés à la paie et les changements requis, en collaboration avec des fournisseurs externes lorsque nécessaire. Vérifier l’exactitude des renseignements de paie et effectuer les suivis en cas d’écart.

• Administrer le régime collectif d’assurance santé de l’entreprise, notamment les adhésions, modifications, cessations de couverture et communications avec le fournisseur d’avantages sociaux.

• Soutenir les activités de recrutement, notamment l’affichage des postes, la coordination des candidatures, la planification des entrevues et la préparation de la documentation.

• Maintenir et mettre à jour les politiques, procédures, modèles et autres documents RH.

• Agir comme point de contact administratif pour les questions des employés liées aux processus RH, politiques, avantages sociaux, paie et documentation.

• Surveiller les mises à jour réglementaires pertinentes et signaler les changements pouvant avoir une incidence sur l’entreprise.

• Participer à l’organisation d’activités sociales, d’initiatives de reconnaissance et contribuer à un environnement de travail positif, stimulant et agréable.

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Soutien à l’administration comptable et financière

• Effectuer les rapprochements des cartes de crédit corporatives et réviser les dépenses des employés et des représentants des ventes.

• Gérer les comptes fournisseurs, notamment en assurant le suivi des factures, le paiement dans les délais requis et l’enregistrement approprié des transactions.

• Vérifier les transactions et les pièces justificatives afin d’en assurer l’exactitude, la cohérence et la conformité aux politiques de l’entreprise.

• Faire le suivi des renseignements manquants ou des écarts et classer et organiser les pièces justificatives.

• Soutenir les activités comptables de base, notamment la saisie de données, le traitement des factures, les rapprochements et la tenue de documentation.

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Soutien administratif général et opérationnel

• Prendre en charge les processus administratifs récurrents et veiller à ce que rien ne passe entre les mailles du filet.

• Maintenir les renseignements administratifs clés, notamment les portails de l’entreprise, les abonnements et les dossiers d’accès.

• Travailler en étroite collaboration avec la personne responsable de la coordination du bureau et offrir un soutien administratif supplémentaire au besoin.

• Identifier les écarts, incohérences ou possibilités de simplifier et d’améliorer les façons de faire.

 

Pourquoi ce rôle est différent:

• Il ne s’agit pas d’un rôle traditionnel d’adjoint(e) exécutif(ive). Il ne s’agit pas uniquement de RH. Il ne s’agit pas uniquement de comptabilité.

• C’est un rôle de coordination à haut niveau de confiance, au cœur d’une entreprise établie et en croissance, offrant une exposition directe à la direction, aux opérations liées aux employés, à l’administration et aux activités quotidiennes de l’entreprise.

• Vous vous joindrez à une petite équipe très performante, où les gens travaillent fort, collaborent étroitement, aiment travailler ensemble et peuvent voir concrètement l’impact de leur contribution.

• Pour la bonne personne, ce rôle offre beaucoup de variété, de responsabilités, de visibilité et de possibilités d’évolution à mesure que l’entreprise poursuit sa croissance.

 

Vous pourriez être un excellent candidat ou une excellente candidate si vous avez:

• D’excellentes compétences en organisation, en suivi et en gestion du temps.

• Une grande attention aux détails et un souci marqué de l’exactitude.

• Une forte intelligence émotionnelle et la capacité de communiquer avec tact, empathie et professionnalisme.

• Un réel désir de soutenir les autres et de contribuer là où le besoin se présente dans un environnement collaboratif.

• Un excellent jugement et beaucoup de discrétion dans le traitement de renseignements confidentiels, sensibles ou personnels.

• Une maîtrise du français et de l’anglais est requise, ainsi que de solides compétences en communication écrite et verbale.

• La capacité de gérer plusieurs priorités tout en demeurant calme, fiable et organisé(e) dans un environnement dynamique.

• Une approche proactive et la volonté de faire les recherches nécessaires lorsqu’une question se présente.

• La capacité de travailler de façon autonome tout en étant une personne-ressource fiable pour les gestionnaires et les employés.

 

Formation et expérience requises:

• Diplôme collégial ou universitaire en ressources humaines, administration des affaires, gestion, comptabilité ou dans un domaine connexe, de préférence.

• Minimum de 7 années d’expérience pertinente en administration RH, paie, soutien exécutif, administration des affaires ou dans un rôle multifonctionnel similaire.

• Expérience dans la gestion autonome de processus confidentiels et soumis à des échéances.

• Des connaissances de base en comptabilité sont requises. Une expérience pratique préalable en comptabilité ou en traitement de la paie constitue un atout important.

• Une expérience avec les comptes fournisseurs, les rapprochements, la révision des dépenses ou QuickBooks constitue un atout.

 

Ce que nous offrons:

Chez CandorVision, nous accordons une grande importance à notre équipe et nous nous engageons à offrir un environnement de travail stimulant et enrichissant.

• Rémunération concurrentielle: Un salaire concurrentiel correspondant à votre expérience et à l’étendue des responsabilités du poste.

• Un travail qui a du sens: Des mandats variés et intéressants, avec la possibilité de prendre des responsabilités, de proposer des idées et de voir concrètement l’impact de votre travail sur l’entreprise.

• Une culture collaborative: Joignez-vous à une équipe amicale, multiculturelle, performante, passionnée et solidaire.

• Avantages sociaux complets: Un généreux régime collectif d’assurance santé.

• Développement professionnel: Des possibilités d’apprentissage continu, de développement professionnel et d’évolution au sein de l’entreprise.

• Horaire régulier: Un horaire stable du lundi au vendredi, de 9 h à 17 h, favorisant un bon équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle.

  

Un processus d’embauche humain

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Nous tenons à être très clairs sur un point:

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L’équipe de CandorVision n’utilise pas l’intelligence artificielle pour présélectionner les candidatures ou mener les entrevues.

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Chaque candidature est examinée par une vraie personne, et chaque entrevue est menée par des personnes avec lesquelles vous pourriez réellement travailler.

Nous croyons que le recrutement devrait être une conversation, et non un algorithme.

Nous voulons comprendre votre expérience, votre façon de réfléchir, votre manière de travailler et le type d’environnement qui vous permet de donner le meilleur de vous-même. 

Et nous voulons également vous donner la même occasion de mieux nous connaître. 

  

Nous remercions sincèrement toutes les personnes qui prennent le temps de poser leur candidature et de manifester leur intérêt à se joindre à CandorVision. Bien que nous appréciions chaque candidature reçue, seules les personnes sélectionnées pour poursuivre le processus d’embauche seront contactées. 

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Pour postuler, veuillez envoyer votre CV à jobs_emplois@candorvision.com, ou postulez cet emploi via Indeed.